MICROFILMACION ASPECTOS GENERALES

1¿QUE ES MICROFILMACIÓN?

R/Técnica que permite fotografiar documentos y convertirlos en pequeñas imágenes en una película. La microfilmación es una técnica de archivamiento de documentos basado fundamentalmente en el cambio de soporte de los documentos de papel, en otro de un material sintético muy resistente y durable. Normalmente es una cinta de 30,5 metros de un material plástico flexible, sobre la cual se ha depositado una capa de material tipo fotográfico de altísima calidad. En esta cinta se ¨fotografían¨ los documentos  con fuertes reducciones, sin por ello perder calidad o información.

Las distintas microformas son:

Rollos, de 16mm o 35mm.

Jackets, de 5 canales de 16mm, 2 canales de 35mm, o el combinado de 1 canal de 35mm y 6 de 16mm.

Tarjetas de apertura, normalmente 1 cuadro de 35mm.y sus derivados

Duplicados de rollos.

Duplicados de jackets (microfichas).

Duplicados de tarjetas de apertura.

1.1 ¿CUÁLES SON LOS OBJETIVOS?

R/ Los objetivos de la microfilmación van desde la conservación, seguridad y preservación de los documentos, hasta la economía   y reducción de espacios   físicos de almacenamiento.

1.2 ¿CUÁLES SON SUS VENTAJAS?
 

R/VENTAJAS

♀ Durabilidad: En condiciones de almacenamiento adecuado a los microfilmes pueden durar 100 años o más sin que se altere su composición física y química.

 ♀Tecnología Estable: La evolución de esta tecnología ha sido estable en estos últimos 30 años, otorgándole seguridad y permanencia.

♀ Versatilidad: Puede manejar diferente tipo de documentación con excelente calidad de reproducción.

♀Es un medio rápido y práctico para la localización de información.

♀ Reducción de espacios hasta de un 2% del volumen ocupado por   el papel.

♀ Genera procesos de selección y eliminación, lo cual disminuye el peso en las estructuras y locales de archivo.

♀Imposibilita las alteraciones fraudulentas de información y preserva la información en casos de desastres naturales o accidentes.

♀ La duración de la información microfilmada es de más de 100 años.

♀ Su duplicación es muy fácil, lo cual permite una consulta sin riesgos de dañar el documento fuente.

♀ Se puede trasladar a través del correo, lo que facilita transporte y bajo costos del mismo.

1.3 ¿CUÁLES SON SUS DESVENTAJAS?

R/DESVENTAJAS

♂Imposibilidad de mejorar la imagen por su carácter fotográfico, el microfilm no puede mejorar la legibilidad de la información que tiene problemas en soporte papel.

♂Lentitud en la búsqueda: Aún partiendo de documentación organizada y con apoyo de bases de datos, la recuperación de un documento microfilmado puede ser hasta 100 veces más lenta que en los sistemas informáticos.

♂ Consulta única: Un microfilme solo puede ser consultado por un usuario a la vez.

1.4    HISTORIA DE LA MICROFILMACIÓN.

R/ Se puede considerar como punto de partida de la Microfilmación en el año 1839, cuando el inglés John Benjamín Dancer, instaló en una cámara fotográfica un lente de microscopio y elaboró la primera microfotografía con una reducción de 160 veces el original.

Pero fue en Francia donde primero se reconoció oficialmente a René Patrice Prudent Dagrón quién desarrollo esta técnica de reducción fotográfica durante la guerraFranco – Prusiana de 1871, cuando en compañía del famoso fotógrafo francés Gaspar Félix Tournachón concibieron el audaz plan de elevarse en un globo aerostático, atravesando las líneas enemigas para hacer contacto con las tropas francesas y microfilmar las instrucciones y mensajes a ser enviados a los altos mandos militares sitiados, mediante palomas mensajeras que habían llevado consigo.

En el aspecto administrativo uno de los impulsadores de esta técnica fue George McCarthy quien en 1928 convención a la Eastman Kodak Company para que impulsara sus ideas sobre microfilmación, dando origen a la Recordak Company que se dedicó a motivar a la banca norteamericana de las ventajas de este sistema como miedo eficaz y práctico de defensa contra el peligro de falsificación de las firmas de los cuentacorrentistas.

Desde que la Recordak Company se inició son muchas las compañías que se interesaron en el asunto, permitiendo el desarrollo técnico y científico a que ha llegado hoy la microfilmación, en sus aspectos de seguridad, integridad, facilidad de manejo, reducción de espacio en archivos y bibliotecas; como medio didáctico en bibliotecas y centros de estudio por la facilidad de manejo y economía en la adquisición y distribución o como sustituto de los listados del computador.

En el año 1931 la Corporación Recordak, subsidiaria de la Eastman Kodak introdujo un sistema de microfilmación para acelerar el proceso de facturación en almacenes departamentales. Las facturas eran fotografiadas en tamaños muy reducidas para el registro permanente del almacén, y los talonarios originales eran envueltos al cliente con su estado de cuenta mensual.

En el año 1993 la Corporación Recodak introdujo la primera microfilmadora automática que pareó la película con los documentos e medida que eran alimentados sobre un tambor giratorio. Esto hizo posible microfilmar documentos de cualquier largo.

En 1934, la microfilmación proporcionó bibliotecas con referencias permanentes y compactas a medida que la micropelícula de 35mm era ampliamente utilizada como un método de preservar periódicos.

En 1941, el aerógrafo o correo " V " fue desarrollado como un sistema para microfilmar cartas para ahorrar espacio de embarque. Fue adoptado en el año 1942 por las Fuerzas Inglesas y estadounidenses para comunicación en ultramar o al extranjero.

En 1950, la Microfilmación para salidas del Computador (COM) fue iniciada por Kodak laborando con la empresa" General Dynamics “. Este sistema es apenas un poco más joven que el mismo computador digital.

En 1952, la relación más alta de reducción alcanzada a ese punto, 40: 1 fue proporcionada en este año por la microfilmadora Kodak Bantam.

En 1955, la Corporación Recordak introdujo el primer equipo micrográfico de búsqueda automatizada.

En 1959, la Corporación Recordak descubrió una microfilmadora portátil, pensando solamente 24 libras y el primer equipo de búsqueda micrográfica utilizando microfilme pre codificada en magazines plásticos. También introdujo la Corporación Recordak la microfilmadora Reliant Modelo 500 capaz de microfilmar 500 cheques o 185 documentos tamaño carta por minuto.

2 CUALES SON LOS PROCEDIMIENTOS PARA:

2.1 Preparación de los documentos:

En esta fase nos ocupamos de la preparación de los documentos a fin de proceder a ello debemos seguir los siguientes pasos a saber:

·       Remover el polvo de los documentos y su contenido.

·       Preparación de cada hoja según una secuencia ordenada, cuidando de quitarle grapas, nepakos, ganchos, clips, gomas y otros que pudieran contener.

·       Desdoblar y aplanar cada documento.

·       Agrupar la documentación, de ser posible, por orden lógico que permita unificar la secuencia de la información en segmentos sistematizados de fácil acceso para los eventuales usuarios.

·       Identificar los documentos doble faz que conlleven microfilmar ambas carillas.

Las hojas, páginas, carpetas, folios y otras unidades de archivo mal colocadas deben ser ubicados en el orden correcto y los documentos que no pertenezcan a las mismas deben ser removidos. Todas las imperfecciones, tales como mutilaciones, rasgaduras, manchas y omisiones que afecten la legalidad del documento deben ser reparadas, sin afectar su originalidad. Las imperfecciones que no afecten ningún texto ni ilustración pueden ser ignoradas, La película debe ser un registro del archivo lo más completo posible, en el caso de los documentos faltantes se debe microfilmar una tarjeta que diga “pagina faltante” o documentos faltantes; si el tamaño o forma física no permite que ciertos documentos sean microfilmados se debe microfilmar una tarjeta en el lugar apropiado identificando  cada documento y explicando su omisión.

El funcionario encargado de la preparación y expurgo del archivo deberá colocar las tarjetas apropiadas entre las hojas o paginas antes de que los documentos sean entregados al operario de microfilmación.

En la preparación se deben determinar el número de imágenes o documentos, que probablemente se puedan acomodar en el rollo de película; el fin de rollo debe hacerse en puntos lógicos, teniendo en cuenta el archivo, tema, fecha, o volumen. El número de tomas en un rollo se determina por:

♀longitud de la película.

♀Ancho de la película

♀Reducción

♀Tamaño del documento

♀Orientación

♀Requerimientos fílmicos para cada archivo.

Estos factores determinan la cantidad de película que avanzan por cada toma (en algunas microfilmadoras esta cantidad es fija, en otras es variable).

2.2 Indización de rollos de película:

Los sistemas de pre indización requieren realizar cientos trabajos por ejemplo pueden hacerse foliación con un numero secuencial en cada documento. Los índices posteriores o externos se deben hacer a partir de la película. Otros sistemas de pueden ser: Tarjetas flash, títulos guía, odómetro, contador de imágenes, marca de imágenes.

Números secuenciales: consiste en dar numeración consecutiva a cada una de las imágenes, estos números son microfilmados en cada toma en este sistema el índice se puede preparar antes, durante y después de la microfilmación con la información del rollo, las unidades de archivo, los documentos individuales y los correspondientes números de las tomas. Los índices de nombre y materia pueden ser creados luego en la misma forma que lo son para trabajos impresos.

Tarjetas Flash: Son tarjetas de tamaño y apariencia inversa a los documentos (letras blancas, en fondo oscuro), filmadas entre los lotes o grupos documentales. Se recomienda microfilmar en cada ocasión, la tarjeta respetiva, 5 a 8 veces en fotogramas o imágenes consecutivas, a fin de crear la apariencia de un espacio en blanco, ópticamente diferente.

-Odómetros: Indican la distancia aproximada desde el comienzo de la película hasta un documento en particular.

-Indización por marca del documento: Es una marca o blip que se microfilma en lugar adyacente a cada documento o toma, esta marca es contada por un párrafo fotoeléctrico en el lector. Para recuperar la información es preciso elaborar un índice que indique el número de rollo y blip que corresponde a cada documento o grupo documental.

Indización por código binario o de barras: amplia prácticamente a infinitas las posibilidades de generación de índices y su lectura u operación es similar a la anterior.

-Indización por Titulo Guía: Se utiliza una tarjeta preparada con anterioridad, de apariencia diferente a los demás documentos, que describe un tema en especial o un cambio dentro de un lote de documentos, cuando este no califica para una separación mas visual por otro sistema.

Archivos Unitizados: Aquí se agrupan las   microformas que almacenan pequeñas cantidades de documentos, tales con tarjetas de abertura, jackets y microfichas. Son indizados u organizados después de microfilmar, especialmente en forma de ficheros.

2.3 Inspección final de los documentos:

La persona que prepara los documentos para la microfilmación debe hacer un chequeo final antes de la filmación con el objeto de determinar  que la documentación no haya sido desordenada, mientras fue revisada, que todas las tarjetas estén correctamente en su lugar y que los documentos estén listos para ser microfilmados. Este chequeo final es un paso de control de calidad, esencial, porque elimina el riesgo de que la película quede con páginas o documentos desordenados.

2.4 Instrucciones para el operador de la microfilmadora:

Después de la inspección final de los archivos, debe prepararse las instrucciones especiales que requiera el operario de la microfilmadora. Si el operario es experimentado o si el trabajo de microfilmación hace parte de una serie que ha estado en marcha durante algún tiempo, las instrucciones no necesitarían ser tan detalladas. Estas instrucciones  deben contener información sobre formatos de filmación, anotaciones para índices, reducción, etc.

3 EQUIPOS DE MICROFILMACIÓN:

Son de varias marcas, categorías y procedencias. Los principales equipos que compones un sistema de microfilmación son: Unidades de entrada, de procesamiento y de salida. Además se deben considerar algunos accesorios que son importantes en cada sistema.

3.1 Microfilmadoras Planetarias:

En este tipo de cámara, tanto la película como el documento están microfilmados permanecen quietos en el momento de la exposición. El equipo consiste en una mesa de trabajo, un sistema de iluminación externa, una cámara o unidad de película montada en una columna vertical y un sistema de control eléctrico o electrónico. Produce una calidad de imagen de fotografía superior a la de los rotativos.

  

3.2 Microfilmadora Rotativa:

Con la microfilmadora rotativa se consigue microfilmar con el método más rápido y automatizado. Con este método pueden fotografiarse miles de documentos por hora. La microfilmadora rotativa acepta, por lo general, hojas sueltas. Los documentos a fotografiar deben ser colocados en el alimentador. Una vez introducidos en el área de alimentación, los documentos pasan a través de la microfilmadora, son filmados y depositados en una bandeja receptora.

En una microfilmadora rotativa, tanto el documento como la película están en movimiento. Al moverse en el interior de la microfilmadora, los documentos activan un dispositivo el cual hace que el obturador se abra y el microfilm empieza a moverse. Al pasar los documentos por el área de fotografía, la imagen del documento se proyecta por medio de espejos y a través de las lentes de la cámara, sobre la película, cuya velocidad de movimiento está sincronizada con la velocidad del documento. Esta sincronización entre el movimiento de la película y del documento hacen que parezcan estacionarios uno con respecto al otro.

3.3 Microfilmadora Pasó a Paso:

La microfilmadora paso a paso es un tipo de   microfilmadora planetaria que utiliza película de microfilm de 105 mm. En forma de rollo u hoja. Se utiliza para producir microfichas. (La microficha es una hoja de microfilm que contiene varias imágenes posicionadas en una cuadrícula). La microfilmadora expone un fotograma (pequeña parte) del microfilm de 105 mm. Por cada imagen.

3.4 Cámaras COM:

Microfilmadora de salida de Computadora: Estas microfilmadoras pasan directamente a microfilm datos contenidos en una cinta magnética de computadora, de esta forma no es necesario imprimir estos datos; el papel no se utiliza para nada.(el microfilm es generalmente un rollo de 16 mm. o 105 mm. puede ser cortado para convertirlo en microficha). Las microfilmadoras de salida de computadoras COM solucionan muchos problemas causados por la gran cantidad de datos producidos por una computadora al eliminar la etapa intermedia de impresión filmación.

3.5 EQUIPOS HIBRIDOS

La tecnología híbrida es lo más moderno que tenemos y consiste en obtener un rollo de microfilm e imágenes digitalizadas en un mismo paso, lo que nos permite disfrutar de todas las ventajas y beneficios de los dos procesos antes mencionados. Por lo tanto, la tecnología híbrida nos beneficia al asegurarnos el dinamismo en la consulta de la digitalización, más la seguridad y durabilidad del microfilm, además de muchos otros beneficios. Todo en un solo paso.